Términos y Condiciones de Uso y Contratación de LexFlow

1.1. Objeto

Estas condiciones (los "Términos" o "Condiciones") regulan el acceso, navegación, registro, uso y contratación de los servicios de LexFlow, incluyendo funcionalidades de automatización, tratamiento documental, gestión de expedientes/clientes y herramientas potenciadas por inteligencia artificial (en adelante, los "Servicios").

El prestador de los Servicios es LEXFLOW IA SOFTWARE S.L., con NIF B05589205 y domicilio social en Avda. Fernando Calzadilla, nº 2, Entreplanta, 06004 Badajoz, España, inscrita en el Registro Mercantil de Badajoz, Hoja BA-36735, Inscripción 1ª de 21-09-2026.

1.2. Documentos que integran el Acuerdo

El marco contractual entre el Cliente y LexFlow (el "Acuerdo") está compuesto por:

• a)estas Condiciones;
• b)la Política de Privacidad y, en su caso, Política de Cookies publicada en el Sitio Web;
• c)las Condiciones Suplementarias (si existieran) para módulos específicos;
• d)el Formulario de Pedido, propuesta comercial, presupuesto aceptado, o pantalla de checkout (cuando aplique);
• e)el Anexo I (Acuerdo de Encargo del Tratamiento / DPA) cuando LexFlow trate datos personales por cuenta del Cliente (habitual en servicios SaaS profesionales).

1.3. Prelación

En caso de contradicción, prevalecerá: (i) Formulario de Pedido/condiciones particulares; (ii) Condiciones Suplementarias; (iii) estas Condiciones; (iv) resto de documentos incorporados por referencia.

1.4. Alcance

LexFlow se reserva el derecho de ofrecer, modificar, sustituir o discontinuar funcionalidades, módulos y planes, sin perjuicio de respetar los compromisos vigentes del Cliente durante el Término contratado, salvo causa justificada (seguridad, cumplimiento normativo, obsolescencia tecnológica, fuerza mayor, o imposición legal).

3.1. Aceptación

Al (i) seleccionar "Acepto", (ii) registrarse, (iii) firmar/aceptar un Formulario de Pedido, o (iv) usar el Servicio, Usted acepta íntegramente estas Condiciones.

3.2. Capacidad

Usted declara disponer de capacidad legal suficiente y, si actúa en nombre de una entidad, declara tener poderes para obligarla.

3.3. Actualizaciones

LexFlow podrá modificar estas Condiciones. La versión vigente se publicará en el Sitio Web y/o se notificará por medios razonables (panel de cuenta, aviso in-app o correo). Si el Cliente no acepta la nueva versión, podrá resolver el Acuerdo conforme a la cláusula de terminación aplicable. El uso continuado tras la entrada en vigor implica aceptación.

4.1. Creación de cuenta

El acceso a determinadas funcionalidades requiere cuenta, ya sea mediante credenciales propias o autenticación de terceros (SSO/OAuth).

4.2. Veracidad de la información

El Cliente garantiza que los datos facilitados son exactos y se mantendrán actualizados. La falsedad, obsolescencia o incompletitud podrá justificar suspensión o terminación.

4.3. Responsabilidad por credenciales

El Cliente y los Usuarios son responsables de mantener la confidencialidad de credenciales y del uso realizado bajo su cuenta. El Cliente notificará sin dilación cualquier acceso no autorizado.

4.4. Gestión de roles y licencias

El Administrador gestionará permisos y accesos. LexFlow podrá imponer medidas razonables para evitar abusos (p. ej., límites de sesión, controles antifraude, limitación de simultaneidad, rate limiting de API).

5.1. Concesión de licencia

Sujeto al cumplimiento del Acuerdo, LexFlow otorga una licencia limitada, no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y revocable para acceder y usar los Servicios durante el Término.

5.2. Uso permitido (entorno profesional)

El Cliente podrá usar LexFlow exclusivamente para fines profesionales internos, incluyendo, sin limitación:

• gestión de clientes, expedientes, documentos y procesos;
• carga, almacenamiento, clasificación y recuperación de documentos;
• automatización de flujos internos del despacho/organización;
• uso de herramientas de IA para apoyo operativo (con revisión humana cuando corresponda).

5.3. Restricciones

Salvo autorización expresa por escrito o en Formulario de Pedido, el Cliente no podrá:

• descompilar, ingeniería inversa, descifrar o intentar obtener el código fuente;
• copiar, revender, sublicenciar, alquilar, ceder o explotar comercialmente el Servicio;
• acceder a los Servicios mediante scraping, minería automatizada, bots o herramientas de extracción masiva;
• usar los Servicios o resultados para entrenar, ajustar o mejorar modelos de IA de terceros, salvo autorización expresa;
• interferir en seguridad, disponibilidad o integridad de la Plataforma (incluyendo pruebas de penetración no autorizadas);
• eludir controles técnicos (rate limits, paywalls, autenticación, límites de uso);
• usar los Servicios de forma ilícita, fraudulenta, difamatoria, o vulnerando derechos de terceros (PI, datos personales, secreto profesional);
• realizar análisis competitivo, benchmarking o monitorización con finalidad de competencia desleal, salvo acuerdo específico.

5.4. Acceso automatizado

El acceso automatizado solo se permite mediante API y exclusivamente si: (i) el plan lo incluye; (ii) se respetan límites; (iii) se cumple la documentación técnica; y (iv) se mantiene el uso razonable y conforme a finalidad.

5.5. Prohibición de uso por competidores

Competidores directos o entidades que busquen replicar el servicio no podrán acceder, salvo autorización expresa y escrita.

6.1. Carácter probabilístico

Los resultados generados por IA son probabilísticos, pueden contener errores u omisiones y deben ser validados por profesionales antes de su utilización en decisiones legales, procesales, fiscales o laborales.

6.3. Calidad de entrada

La exactitud de salidas depende de la calidad de datos/documentos aportados. El Cliente es responsable de verificar que tiene derechos para aportar documentos y que no infringe confidencialidad o secreto profesional de terceros.

6.4. Seguridad y compliance

LexFlow podrá aplicar filtros y controles para prevenir uso abusivo (p. ej., exfiltración de datos, prompts maliciosos, extracción masiva, usos ilícitos).

6.5. Créditos de IA (si aplica)

Si el plan incorpora créditos o consumo medido, el uso se regirá por: (i) límites del plan; (ii) reglas de consumo; (iii) expiración, si aplica; y (iv) políticas de uso razonable. Los créditos no usados podrán no acumularse, salvo pacto.

7.1. Titularidad

El Cliente conserva los derechos sobre su Contenido del Usuario. LexFlow no adquiere titularidad por el mero hecho de alojarlo o procesarlo.

7.2. Licencia técnica a favor de LexFlow

El Cliente otorga a LexFlow (y, cuando sea necesario, a sus subencargados) una licencia mundial, no exclusiva, gratuita y limitada a la finalidad de:

• a)alojar, procesar, transmitir y mostrar el Contenido del Usuario para prestar el Servicio;
• b)realizar copias de seguridad, restauración, auditoría y mantenimiento;
• c)ejecutar funcionalidades contratadas (incluida extracción/IA) conforme al Acuerdo.

Esta licencia finaliza cuando el Contenido del Usuario sea eliminado o devuelto, salvo obligaciones legales de conservación y copias de seguridad transitorias.

7.3. Datos agregados y anonimización

LexFlow podrá generar métricas agregadas y anonimizadas derivadas del uso (no identificables) para mejorar rendimiento, seguridad, fiabilidad y evolución del producto, sin revelar información del Cliente.

7.4. Garantías del Cliente

El Cliente declara que:

• a)dispone de base legal y derechos para tratar y cargar datos y documentos;
• b)el Contenido del Usuario no vulnera derechos de terceros;
• c)cumple RGPD/LOPDGDD cuando actúe como responsable del tratamiento.

8.1. Integraciones de terceros

LexFlow puede integrar servicios de terceros (correo, almacenamiento, firma, automatización, etc.). El uso de un tercero puede requerir aceptación de sus condiciones y políticas.

8.2. Responsabilidad por terceros

LexFlow no controla servicios de terceros. No responde por fallos, interrupciones o cambios de condiciones del tercero, sin perjuicio de los esfuerzos razonables para mantener compatibilidad.

8.3. Subencargados del tratamiento

Para prestar el Servicio, LexFlow se apoya en los subencargados que se relacionan a continuación. La tabla se genera a partir del registro interno de subencargados, que es la relación vigente y única: no hay una segunda lista en ningún otro documento.

Sobre esta relación:

• a)cada subencargado trata datos conforme a las instrucciones de LexFlow y a los términos del Anexo I;
• b)su acceso a datos, si existe, se limita a lo estrictamente necesario para prestar el Servicio;
• c)el Cliente no contrata directamente a ninguno de ellos por este hecho;
• d)los marcados como pendientes no tienen todavía acreditado el contrato de encargo del art. 28.3 RGPD. La marca no es decorativa: se muestra precisamente para no presentarlos como si lo tuvieran.

9.1. Información Confidencial

Cada parte puede acceder a información no pública de la otra (precios, estrategia, arquitectura, datos, documentos, borradores, informes, credenciales, etc.).

9.2. Obligaciones

La Parte Receptora:

• a)protegerá la información con diligencia razonable (al menos igual que la propia);
• b)la usará solo para ejecutar el Acuerdo;
• c)no la divulgará salvo a personal/subencargados con necesidad de conocer y obligación de confidencialidad.

9.3. Excepciones

No será confidencial lo que: (i) sea público sin incumplimiento; (ii) se reciba legítimamente de un tercero; (iii) ya se posea sin restricción; (iv) se desarrolle independientemente.

9.4. Requerimiento legal

Si una parte debe divulgar por obligación legal, lo notificará (si es posible) para permitir medidas de protección.

10.1. Planes y precio

El precio se define en: (i) checkout/plan publicado; o (ii) Formulario de Pedido. Los precios pueden variar por módulos, número de usuarios, almacenamiento, consumo (IA) y servicios adicionales.

10.2. Facturación y pago

• a)El Cliente autoriza los cargos aplicables según el plan o acuerdo.
• b)Los importes suelen pagarse por adelantado (mensual/anual) salvo pacto.
• c)Impuestos: los precios se entienden sin impuestos indirectos salvo indicación contraria.

10.3. Renovación

Salvo pacto distinto, la suscripción se renovará automáticamente por períodos sucesivos equivalentes al Término vigente, a menos que se cancele conforme a 10.4.

10.4. Cancelación

El Cliente podrá cancelar conforme a los plazos y mecanismos indicados en la Plataforma o en el Formulario de Pedido. La cancelación evita renovaciones futuras; el acceso suele mantenerse hasta fin del período ya pagado.

10.5. Mora

Los retrasos podrán generar: (i) intereses/mora en el máximo legal permitido; (ii) suspensión del acceso; (iii) costes de cobro razonables.

10.6. No reembolsable

Salvo pacto escrito o norma imperativa, los importes de suscripción no son reembolsables por periodos iniciados (incluido no uso).

10.7. Pruebas

Si existen pruebas gratuitas, podrán exigir método de pago y convertirse a pago tras finalizar el periodo, salvo cancelación previa.

11.1. Roles RGPD

En un servicio SaaS legal-tech, normalmente:

• a)el Cliente es Responsable respecto a los datos personales que introduce;
• b)LexFlow actúa como Encargado, en la medida en que trate datos por cuenta del Cliente.

11.2. DPA / Acuerdo de Encargo

Cuando aplique, se incorpora el Anexo I (Encargo de Tratamiento), con obligaciones del artículo 28 RGPD, incluyendo confidencialidad, medidas de seguridad, asistencia en derechos, brechas, subencargados y destino de datos al terminar.

11.3. Medidas de seguridad

LexFlow aplicará medidas técnicas y organizativas razonables y acordes al estado de la técnica para proteger confidencialidad, integridad y disponibilidad (p. ej., cifrado en tránsito, control de acceso, logging, segregación lógica, backups, hardening, etc.). El detalle podrá ampliarse en el Anexo I o en documentación de seguridad.

11.4. Acceso limitado

El acceso humano a Contenido del Usuario se restringe a supuestos necesarios: soporte, incidencias, cumplimiento legal, seguridad, prevención del fraude, o verificación de cumplimiento contractual.

11.5. Incidentes

LexFlow notificará violaciones de seguridad que afecten a datos personales conforme a RGPD y al Anexo I, en plazos razonables y, cuando sea exigible, sin dilación indebida.

11.6. Subencargados

El Cliente autoriza el uso de subencargados conforme al Anexo I y al listado vigente publicado en la cláusula 8.3. LexFlow exigirá contractualmente obligaciones equivalentes.

11.7. Usos ilícitos

Si se detecta spam, acoso, abuso, exfiltración, descarga automática masiva, uso para entrenar IA no autorizado, o uso competitivo, LexFlow podrá suspender o terminar el acceso, sin perjuicio de acciones legales y reclamación de daños.

12.1. Titularidad de LexFlow

LexFlow y sus licenciantes conservan todos los derechos sobre: software, interfaz, diseños, marcas, documentación, código, modelos, flujos, plantillas, y mejoras.

12.2. Limitación

Ninguna disposición transfiere propiedad intelectual al Cliente, salvo licencia de uso del Servicio.

12.3. Feedback

Si el Cliente aporta sugerencias, LexFlow podrá utilizarlas para mejorar el producto sin obligación de compensación, siempre que no se revele información confidencial del Cliente.

13.1. Terminación por el Cliente

Conforme a 10.4 y/o a condiciones particulares.

13.2. Terminación por LexFlow

LexFlow podrá suspender o terminar si:

• a)incumplimiento material del Acuerdo;
• b)uso ilícito o prohibido;
• c)impago;
• d)riesgos de seguridad;
• e)requerimiento legal/autoridad competente.

13.3. Efectos

Al terminar:

• a)cesa la licencia;
• b)el Cliente deja de acceder;
• c)se activan procesos de devolución/supresión de datos según Anexo I;
• d)sobreviven cláusulas por su naturaleza: PI, confidencialidad, responsabilidad, pagos devengados, ley y jurisdicción.

14.1. Servicio "tal cual"

Salvo lo pactado expresamente, el Servicio se ofrece "tal cual" y "según disponibilidad".

14.2. Sin garantías implícitas

Se excluyen garantías implícitas de comerciabilidad, adecuación a propósito particular y ausencia de errores, en la máxima medida permitida.

14.3. Interrupciones

Puede haber mantenimientos o incidencias. LexFlow procurará mitigar impacto y, cuando sea razonable, notificar mantenimientos programados.

14.4. Contenido de terceros

Si la Plataforma facilita acceso a fuentes de terceros o públicas, LexFlow no garantiza exactitud, integridad ni actualización de ese contenido, y el Usuario debe contrastar fuentes.

15.1. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley:

• a)LexFlow no responderá por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos, pérdida de oportunidades, daños reputacionales o consecuenciales.
• b)La responsabilidad total agregada de LexFlow derivada del Acuerdo, por cualquier causa, quedará limitada al importe efectivamente pagado por el Cliente a LexFlow en los doce (12) meses anteriores al hecho generador, salvo que el Formulario de Pedido establezca otro límite.

15.2. Excepciones

No se limitará la responsabilidad cuando la limitación no sea legalmente válida (por ejemplo, dolo, fraude, o responsabilidades imperativas).

15.3. Indemnización por el Cliente

El Cliente indemnizará a LexFlow frente a reclamaciones de terceros por:

• a)incumplimiento del Cliente;
• b)contenido ilícito o infractor aportado por el Cliente;
• c)vulneración de PI/privacidad/secretos;
• d)uso no autorizado por Usuarios o terceros bajo su cuenta.

16.1. Cumplimiento

El Cliente cumplirá la normativa aplicable (incluida protección de datos, secreto profesional, propiedad intelectual y normativa sectorial).

16.2. Sanciones y embargos

Se prohíbe el uso en Países Embargados o por Partes Restringidas cuando resulte aplicable por normativa de sanciones.

17.1. Notificaciones

LexFlow podrá comunicar avisos por medios razonables: email facilitado, notificaciones in-app, panel de cuenta o publicación en el Sitio Web.

17.2. Marketing

En su caso, el Cliente podrá oponerse a comunicaciones comerciales conforme a normativa aplicable y a la Política de Privacidad.

18.1. Relación

Las partes son contratistas independientes; no hay agencia, sociedad, joint venture ni relación laboral.

18.2. Fuerza mayor

Ninguna parte responderá por incumplimientos debidos a fuerza mayor (excepto pagos).

18.3. Cesión

El Cliente no podrá ceder sin consentimiento. LexFlow podrá ceder a afiliadas o adquirentes del negocio/activos.

18.4. Divisibilidad

La nulidad de una cláusula no afecta al resto; se sustituirá por otra válida de efecto equivalente.

18.5. Renuncia

La falta de ejercicio de un derecho no implica renuncia.

18.6. Acuerdo completo

Estas Condiciones y documentos incorporados constituyen el acuerdo íntegro.

19.1. Ley aplicable

El Acuerdo se regirá por la legislación española.

19.2. Jurisdicción

Salvo norma imperativa o pacto particular, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales que correspondan conforme al domicilio del Prestador y reglas de competencia aplicables.